Die Umstellung auf digitale Buchführung – Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Buchhaltung, um diese effizienter zu gestalten und zugleich hohe Berge voller Akten zu vermeiden. Aus diesem Grund möchten wir Sie im Folgenden mit den Vor- und Nachteilen einer digitalen Buchhaltung vertraut machen und Ihnen einige wichtige Tipps geben, mit denen die Umstellung auf die digitale Buchhaltung problemlos gelingt.
Papierloses Büro
Durch eine Digitalisierung der eigenen Buchhaltung wird die Analyse der Geschäftszahlen in Unternehmen deutlich erleichtert, da hierbei alle Geld- und Warenbewegung in ein digitales Buchhaltungssystem übertragen werden. In der Folge lassen sich mit wenigen Klicks sämtliche Ausgaben und Einnahmen anzeigen, welche automatisch aktualisiert werden. Auf diese Weise müssen auch Umsatz-Tabellen oder Diagramme in Zukunft nicht mehr manuell erstellt werden, da sich diese automatisch aus den vorhandenen Daten anfertigen lassen. Zudem wird durch eine Reisekostenabrechnung Software die Erstellung von Reisekostenabrechnungen deutlich vereinfacht, da vorgelegte Belege mithilfe von einer Software wie N2F ganz einfach eingescannt und bearbeitet werden können.
Vorteile
Im Anschluss an die Digitalisierung ihrer Buchhaltung profitieren Unternehmen von einer Reihe an Vorteilen:
- Verringerter Materialverbrauch
- Verringerte Aufbewahrungskosten
- Eine Digitale Buchhaltung ist effizienter
- Einfache und schnelle Übermittlung von Daten
- Bessere Finanzübersicht
- Zugang zu Daten nicht an eine Zeit oder einen Ort gebunden
- Automatisierungsmöglichkeiten
Gibt es auch Nachteile
Bei der Umstellung auf eine komplett digitale Buchführung gibt es jedoch auch einige Nachteile und Risiken, die man ebenfalls beachten sollte:
- Kosten für die Software
- Umstellungsprozess
- Gewährleistung der Datenschutzbestimmungen
Digitalisierung der Finanzen
Die Digitalisierung schreitet in sämtlichen Bereichen äußerst rasant voran, was vor allem der Tatsache geschuldet ist, dass sich Finanzprozesse im Anschluss an die Digitalisierung effizienter gestalten lassen, wodurch Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler Kosten einsparen können. Durch die Digitalisierung der Finanzen lassen sich Belege in der Folge automatisch erfassen und Rechnungen können automatisch bezahlt werden. Das sorgt auf Dauer für eine bessere Übersicht der Finanzen bei einem deutlich geringeren Aufwand.
Welche Software für die Buchhaltung
Heutzutage existieren etliche Buchhaltungsprogramme, die für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche geeignet sind. Diese meisten Angebote beinhalten neben den Tools zur Buchhaltung zudem auch Lösungen im Bereich des Projektmanagements oder der Lagerverwaltung. Doch vor allem für kleine oder mittelständische Unternehmen reicht in der Regel auch eine weniger komplexe, günstigere Software aus, um die eigene Buchhaltung zukünftig darüber zu erledigen und dabei von den Automatisierungsmöglichkeiten zu profitieren.
Digitale Belege
Eine digitale Buchhaltung besteht sowohl aus elektronischen Rechnungen als auch aus Belegen, die zuerst digitalisiert werden müssen, wofür verschiedene Programme existieren. Mit digitalen Rechnungen spart man sich Zeit für die Suche nach Rechnungen, den Platz für die Aufbewahrung sowie die Kosten für Ordner oder Regale. Darüber hinaus kann man dank des Internets zu jeder Zeit und von jedem Ort auf die eigenen Daten zugreifen, wofür man allerdings ein effektives Rechtesystem erstellen sollte, damit jeder Mitarbeiter nur auf die Belege zugreifen kann, die für diesen vorgesehen sind.
Was die Archivierung digitaler Rechnungen betrifft, so gelten vonseiten des Finanzamtes genaue Vorschriften, die hierbei eingehalten werden müssen, was sich allerdings positiv auf den Schutz vor Datenverlust auswirkt und auch die DSGVO-Verordnung sollte man bei der digitalen Archivierung von Datensätzen ebenfalls im Blick haben.
Digitaler Steuerberater
Eine vollständig digitalisierte Buchhaltung erleichtert die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ganz erheblich, da man diesem eine ordentlich aufbereitete Datei übergeben kann, die sich von dem Steuerberater in die gängigen Programme wie DATEV oder BMD exportieren lässt.